Formule copiate a mano
Inserisci una riga, trascini la formula e una cella punta alla riga sopra. Il numero c’è, ma è sbagliato.
Con QuotillionTotale riga, imponibile, sconto e IVA si ricalcolano a ogni modifica.
Preventivi in Excel: l’alternativa per chi fa impianti
Excel è ottimo per i conti. Il problema è farci preventivi tutti i giorni, in due o tre persone, con un listino che cambia: ogni offerta è una mattinata. Qui trovi dove si rompe, cosa tieni del foglio e come cambiare in tre mosse.
01Dove si rompe
Otto punti in cui Excel e Word ti fanno perdere la mattinata
Cose che succedono davvero in un ufficio che fa impianti, e come le gestisce Quotillion.
La cella dell’IVA
Nel vecchio modello c’è 0,20 al posto di 0,22, o un valore fisso al posto della formula. In fattura il totale non torna e il cliente te lo fa notare.
Con QuotillionIVA 22 % di default, modificabile sul singolo preventivo.
PREV_finale_v3_DEF.xlsx
Tre versioni nella stessa cartella e nessuno ricorda quale hai allegato alla mail.
Con QuotillionUn preventivo inviato non si tocca: se cambia qualcosa crei la rev 2.
Numerazione a memoria
Apri l’ultimo file per vedere che numero hai usato. In due, il 41 esce due volte.
Con QuotillionPREV-2026-0042: progressivo per anno, sigla tua, assegnato al salvataggio.
Il PDF stampato da Word
Incolli la tabella da Excel, la colonna dei prezzi va a capo, il logo si sposta di un centimetro.
Con QuotillionPDF con logo, P. IVA, condizioni e validità 30 gg. Stesso layout ogni volta.
Listino fermo a gennaio
Il grossista manda i prezzi nuovi, nel foglio restano quelli vecchi. Il rivelatore lo paghi più di quanto l’hai preventivato.
Con QuotillionRe-import del CSV del fornitore: i prezzi si aggiornano, gli articoli restano.
Nessuno sa se è accettato
Lo scopri quando il cliente chiama per sapere quando iniziate i lavori.
Con QuotillionOgni preventivo ha uno stato che vedono tutti: bozza, inviato, accettato o rifiutato. Su Pro ed Enterprise, all’accettazione nasce la commessa collegata.
Il cliente riscritto ogni volta
Ragione sociale, sede e referente li ricopi dall’ultimo file, e ogni tanto con un refuso nell’indirizzo.
Con QuotillionClienti, sedi e referenti salvati una volta: nell’intestazione scegli il cliente e la sede.
02Confronto
Le attività di tutti i giorni, una accanto all’altra
Stesso lavoro, due modi di farlo. Dove serve un piano specifico, è indicato.
| Attività | Con Excel e Word | Con Quotillion |
|---|---|---|
| Ricalcolare sconto e IVA | Una formula per cella, lo sconto 5 % a mano | Imponibile 2.840,00 €, sconto 5 %, IVA 22 %: totale 3.291,56 € ricalcolato a ogni riga |
| Aggiungere un articolo | Cerchi nel listino, copi codice, descrizione e prezzo | Tre lettere del codice e la riga si compila dal catalogo |
| Numerare il preventivo | Apri l’ultimo file e aggiungi uno | PREV-2026-0042, progressivo per anno, sigla configurabile |
| Modificare un preventivo inviato | Salva con nome: _v2, _DEF, _DEF2 | Crei la rev 2, l’originale resta com’è |
| Sapere a che punto è | Cerchi nella posta inviata o chiedi al collega | Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato, visibili a tutti |
| Consegnare il documento | Incolli in Word, sistemi le colonne, stampi in PDF | PDF brandizzato con P. IVA e validità 30 gg; DOCX da Pro in su |
| Lavorare in più persone | Un file per PC, o uno condiviso che si blocca | Fino a 5 utenti in Pro, illimitati in Enterprise |
| Preventivo accettato | Apri un altro file per la commessa | Lo stato Accettato crea la commessa (Pro ed Enterprise) |
| Collegare il gestionale | Export manuale e reinserimento | API e MCP server da Pro in su; connettori come HiLine solo in Enterprise |
03Cosa tieni
Il foglio non lo butti
Cambia solo dove fai il preventivo. I conti di fine mese restano dove sono.
| Colonna nel file | Campo | Prima riga |
|---|---|---|
| Cod. art. | Codice | RIV-OT-01 |
| Descr. | Descrizione | Rivelatore ottico di fumo |
| Prezzo netto | Prezzo unitario | 38,50 € |
Abbinamento proposto. Confermi tu prima dell’import.
Il listino
Non lo ricarichi a mano. Lo esporti in CSV, lo importi e le voci restano quelle di sempre: il rivelatore ottico ha lo stesso codice che usi in magazzino. Quando il grossista cambia i prezzi, rifai l’import e le righe si aggiornano.
I conti che Excel sa fare
Margini, confronto fornitori, chiusura di fine mese restano sul foglio. Quotillion fa il preventivo, il PDF e lo stato.
I tuoi dati
Clienti, sedi, referenti, articoli e preventivi restano tuoi e li esporti quando vuoi. Se disdici, li porti via.
04Migrazione
Da Excel a Quotillion in tre passi
Lo fai da solo, con il listino che hai già.
Esporta il listino in CSV
Dal foglio: Salva con nome, formato CSV. Tieni le intestazioni come sono, anche «Cod. art.» e «Prezzo netto».
Importalo e controlla l’abbinamento
Quotillion propone colonna per colonna il campo corrispondente. Correggi se serve e confermi. Il catalogo è illimitato: carica tutto.
Rifai l’ultima offerta e confronta
Prendi il PDF dell’ultima offerta: tre lettere per riga, sconto 5 %, IVA 22 %, validità 30 gg. Esporta il PDF e confronta i totali con quelli del foglio.
05Onestà
Quando Excel basta ancora
Non ha senso pagare un abbonamento per una manciata di preventivi l’anno.
Ti basta il foglio se
- Fai pochi preventivi l’anno e li fai tu, dall’inizio alla fine.
- Il listino è corto e i prezzi cambiano di rado.
- Sai a memoria a che punto è ogni offerta aperta.
Vale la pena cambiare quando
- Entra la seconda persona in ufficio e i file si sdoppiano.
- Il grossista manda il listino nuovo e correggi i prezzi a mano.
- Un cliente chiede «quale versione mi hai mandato?» e devi cercare.
Nel primo caso tieni Excel: 29 € al mese del piano Starter, IVA esclusa, per tre preventivi l’anno non si ripagano. Torna quando cambia qualcosa: su Starter e Pro i primi 14 giorni sono gratis.
Rifai il tuo ultimo preventivo in Quotillion
Importa il listino, rifai in due minuti il preventivo che hai mandato la settimana scorsa e confronta il PDF con il tuo. Quattordici giorni gratis su Starter e Pro.